6 Cоветов, как заставить удаленную работу действительно работать

Недавно у меня была возможность встретиться с Ником Зонненбергом, экспертом по дистанционной работе, генеральным директором и основателем Leverage, компании, насчитывающей более 100 человек и работающей полностью дистанционно. Построив свою компанию с нуля и помогая предприятиям любого размера повышать производительность и удаленно работать, он разработал несколько советов, которые может реализовать любой владелец бизнеса, чтобы заставить удаленную работу работать на самом деле.

  1. Держите ваше общение личным

Личное общение очень важно для удаленных компаний. Интонации, перегибы и словесные подсказки, которые вы получаете при личном общении, просто невозможно превзойти. Видеоконференции всегда должны быть по умолчанию при проведении собраний, чтобы сохранить личные отношения в команде. При этом разговоры в режиме реального времени не всегда необходимы, а их планирование может быть затруднено. Если вам нужно отправить кому-то быстрое сообщение, подумайте о том, чтобы сделать это с помощью видеозаписи. Это позволит Вам сохранить личное общение и легко объяснить свое сообщение. Кроме того, получатель может просмотреть его, когда это удобно для него.

  1. Найдите каденцию на встречу и придерживайтесь ее.

Установка каденса заседаний является одним из первых шагов, которые необходимо предпринять при переходе вашей команды в удаленную среду. Это самый быстрый способ убедиться в том, что все знают, что они должны делать, и работают над нужными проектами. Каденция на встречу означает еженедельное или ежемесячное расписание плановых встреч. Это не те встречи, которые можно просто отменить по прихоти. Если Вы не будете строго придерживаться каденса встреч, Вы окажетесь с разочарованной, непродуктивной и немотивированной удаленной командой. Вот несколько наиболее распространенных типов встреч, которые Вы можете включить в свой каденс:

Ежемесячные встречи всех команд со всеми членами Вашей компании.

Ежедневные стенд-ап встречи между небольшими командами или отделами для регистрации.

Еженедельные встречи в департаментах для обсуждения проектов в рамках департамента.

Еженедельные встречи 1-на-1 между руководителями и их прямыми отчетами.

  1. Не полагайтесь на электронную почту

Одна из самых больших ошибок, которые вы можете сделать, когда идете удаленно, это полагаться только на электронную почту для связи. Если ваша команда постоянно проверяет свою электронную почту, чтобы убедиться, что они не пропустили сообщение, они никогда не смогут ничего сделать. Реальность такова, что электронная почта не предназначена для мгновенного общения, и вы никогда не должны ожидать, что люди — будь то в вашей компании или за ее пределами — мгновенно на нее ответят. Вместо этого воспользуйтесь таким инструментом чата, как Slack или Microsoft Teams, для внутренней коммуникации — и используйте его только для этого. Как правило, любое внутреннее общение в вашей компании должно осуществляться через этот чат, а любое внешнее общение (с клиентами, потенциальными клиентами или потенциальными работниками) должно осуществляться по электронной почте.

  1. Нет повестки дня, нет встречи

Независимо от того, будет ли это повторяющееся собрание в Вашем каденсе или одноразовое, у каждого собрания должна быть своя повестка дня. А поскольку Вы работаете удаленно, ручка и бумага или доска в конференц-зале просто не подойдут. Повестки дня должны быть совместными, в «облаке» и прикреплены к каждому календарному событию. Таким образом, каждый участник может добавлять темы для обсуждения на встрече заблаговременно. Это простое действие гарантирует, что все ваши встречи пройдут гладко и все, что необходимо обсудить, будет обсуждено. Как только собрание начнется, просто проконсультируйтесь с повесткой дня и проработайте свой путь через нее. Это так просто.

  1. Уведомления являются убийцами производительности

Будь то телефонный звонок, текстовое сообщение или беззвучное сообщение… уведомления убьют вашу производительность. А когда вы работаете удаленно, количество входящих уведомлений легко удвоится или утроится по сравнению с тем, что вы могли бы испытать в физическом офисе.

Убедитесь, что ваша команда понимает истинную стоимость уведомлений. Исследования показали, что для того, чтобы войти в «текущее состояние», в котором вы работаете наиболее продуктивно, требуется как минимум 20 минут, а одно уведомление или отвлекающий манёвр может сразу же вывести вас из него. Чтобы вернуться в это состояние, потребуется еще 20 минут, то есть вы только что потеряли 40 минут продуктивности. Настройки уведомлений могут помочь здесь, но простое изменение поведения является одним из лучших методов.

Один простой совет: если вам нужно задать кому-то вопрос или послать ему идею, подумайте, нужно ли ее послать прямо сейчас, или она может подождать до следующей встречи с ним. Если она может подождать, добавьте ее в повестку дня следующей встречи. Вы только что удалили еще одно уведомление из дня этого человека.

  1. Оцифровать вашу инструкцию

Многие компании имеют физические связи со своими стандартными операционными процедурами и другими процессами. Это лучше, чем ничего, но теперь, когда вы удалены, вам нужно убедиться, что вся эта информация оцифрована, в компьютерном облаке, и к ней легко получить доступ. Процессы можно хранить и делать действенными в инструменте документирования процессов, таком как Process, а SOPы могут жить в инструменте центра ресурсов, таком как Notion.

Учитывая все, что сейчас происходит в мире, убедитесь, что вы определили резервные копии для своего основного персонала и процессов. Стресс-тестируйте их сегодня, чтобы быть готовыми к тому, что кто-то немедленно уйдет, и меняйте роли один раз в квартал, чтобы гарантировать, что каждая роль может быть обработана кем-то другим, если это необходимо.