4 Простых технических твика, которые вы можете сделать сегодня, чтобы повысить производительность

Для большинства предпринимателей технология является спасательным кругом. Устройства являются посредниками в жизненно важных коммуникациях. Программы планирования помогают организовать напряженную жизнь. Инфраструктуры данных позволяют собирать, защищать, анализировать и передавать информацию в режиме реального времени. Управление сотрудниками намного проще с помощью программного обеспечения для управления проектами.

 

Но когда ваша технология непродуктивна, она убивает и вашу производительность.

Простая настройка может помочь Вам оптимизировать производительность как Вашей компании, так и всей компании в целом. Готовы начать оптимизацию?

 

  1. Модернизировать устаревшую технологию

 

Ваше оборудование вяло? Сложно запускать новые приложения? Вы тратите столько же средств на ремонт старых устройств, сколько и на их замену?

 

Какой бы передовой ни была ваша технология когда-то, ее функциональность со временем будет уменьшаться. Средний офисный компьютер обеспечивает срок службы от трех до пяти лет до выхода на пенсию. Смартфоны и планшеты часто не доживают до своих двухлетних юбилеев. В зависимости от потребностей вашего бизнеса срок службы может быть еще короче. 

Сейчас самое время честно оценить работу вашей технологии. Попробуйте настроить оборудование, которое не работает эффективно. Если этого недостаточно, возможно, пришло время его заменить.  

 

Расходы, связанные с этим, иногда удерживают предпринимателей от инвестирования в необходимую модернизацию, но это не должно происходить. Ищите способы снизить свои расходы. Вы можете заработать часть своих денег обратно, продавая или торгуя подержанным снаряжением такой компании, как SellYourMac. Вы будете иметь дополнительные деньги, чтобы купить новую технику, которая поможет вашему бизнесу работать более гладко. Сделав оптовую покупку у того же продавца, вы можете получить скидку.

 

  1. Слишком много связи убивает производительность

 

Коммуникация поддерживает бизнес. Но слишком много коммуникации по слишком многим каналам убивает производительность.

Ежедневно коммуникации затопляют предпринимателей на ходу. Приходят телефонные звонки от клиентов. Срочно приходят текстовые сообщения. Пробка непрочитанных электронных писем всегда ждет ответа. В расписании встречи и тусовки. Даже такие приложения, как Slack, которые были разработаны для упрощения офисного общения, становятся еще одним отвлекающим маневром от выполнения работы.

 

Предпринимателям нужна коммуникационная стратегия, использующая преимущества каждого канала без перегрузки пользователей.

 

Не прыгайте на GoogleHangouts без повестки дня для разговора. Начните заменять ненужные встречи электронной почтой. Внедрить некоторые правила Slack, чтобы избежать отвлекающих моментов. И не бойтесь отключать звук смартфона, если вам действительно нужно сосредоточиться. В большинстве случаев тексты, звонки и письма могут подождать.  

 

  1. Укрепить вашу безопасность

 

Ничто так не снижает производительность, как компрометация данных. В 2017 году нарушения в среднем вернули отдельным компаниям 7 миллионов долларов. Что не включено в этот подсчет, так это плата, которую взломанные системы берут на себя. В этом подсчете также отсутствует время, необходимое для исправления ситуации — и потеря продуктивности от возмещения ущерба.

Эти опасности должны быть достаточным стимулом для любого предпринимателя, чтобы предпринять некоторые основные шаги по обеспечению безопасности своей информации.

 

Защита вашего бизнеса может начаться с некоторых очень простых, но важных мер. Начните с обновления программного обеспечения, потому что они включают исправления, защищающие вашу сеть от ошибок и взломов. Убедитесь, что вы используете эффективную антивирусную программу. Сделайте резервную копию своих данных прямо сейчас, и придерживайтесь регулярного графика на случай потери. Начните строить планы по просвещению себя и своих сотрудников по вопросам кибербезопасности. Есть некоторые инвестиции, о которых предприниматели жалеют; безопасность никогда не является одной из них.

 

  1. Автоматизировать повторяющиеся действия

 

Исследование McKinsey показало, что средний американский рабочий провел 28% своего рабочего дня, отвечая на электронные письма, 19% — собирая данные, и еще 14% — общаясь с коллегами. Таким образом, из каждых пяти часов работы только двое занимались ролевой деятельностью — тем, для чего их нанимали.

Если бы команды могли избавиться от некоторых повторяющихся заданий, они могли бы сосредоточиться на более критичной для миссии работе. Это бы повысило производительность. Хорошие новости: Волна автоматизации облегчает избавление от этой работы. Начните с этих быстрых исправлений.

 

Электронная почта: чувствуешь, что постоянно посылаешь одни и те же письма? Попробуйте использовать программное обеспечение для автоматизации, например, Zapier, которое позволяет вам хореографии ответов, вызванных часто задаваемыми вопросами.

 

Аналитика: Предприниматели тратят много времени на подготовку отчетов для инвесторов, заинтересованных сторон и работников. У них есть дела поважнее, чем тратить время на отслеживание последних данных и составление специализированных презентаций. GoogleStudio — это бесплатный инструмент отчетности, который интегрируется с вашей CRM и отправляет заранее запланированные обновления с последними аналитическими данными вашим партнерам.

Бухгалтерский учет и начисление заработной платы: убедиться в том, что счета и сотрудники оплачиваются, можно, но это не обязательно. Blackline — одна из множества компаний, использующих мощь машинного обучения на основе правил для устранения утомительных (и подверженных ошибкам) процессов сверки бюджета. Что касается заработной платы, то существует множество платформ, которые позволяют легко компенсировать расходы ваших сотрудников с помощью возможностей автоматизации.  

 

Ваша технология может либо помочь вам работать бесперебойно и эффективно, либо привести к потере времени и незавершению задач. С помощью простых изменений вы можете быть уверены, что технология — это спаситель, а не проклятие производительности.