Как управлять запасами при создании, запуске и развитии вашего бизнеса

Когда кто-то упоминает управление запасами, мы представляем, как сотрудник проводит инвентаризацию в подсобном помещении или кропотливо обновляет сложную электронную таблицу Excel.

Эти сценарии не слишком далеки от истины.

Предприниматели ранней стадии сосредоточены на создании спроса; они используют Excel для отслеживания предварительно проданных товаров и поставщиков. Растущие бренды стремятся автоматизировать и оптимизировать. Крупные предприятия делают операционное превосходство общекорпоративной ответственностью от цепочки поставок до учета, управления персоналом, продаж и маркетинга.

Продавцы электронной коммерции и владельцы бизнеса сталкиваются с операционными проблемами на каждом этапе процесса развития бизнеса, включая ручное, подверженное ошибкам управление заказами, неоплаченные счета поставщиков, высокие прогнозы продаж, прогноз отсутствия спроса, а также избыток рабочей силы и материалов. Среди них управление запасами является наиболее важным для любой компании, основанной на товарах.

Запас равен наличным.

Высокий спрос на ваши продукты, но недостаточный объем запасов может означать потерю клиентов по сравнению с конкурентами. Слишком много продуктов и недостаточно продаж означает потерю денег. Непроданные товары также означают, что вы должны платить за хранение и безопасность, удерживая ваш денежный поток.

В любом бизнесе деньги — это король. Это твоя жизненная сила. Лучший способ оптимизировать денежный поток — это эффективное управление запасами.
Оглавление

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это системный подход к получению, хранению и получению прибыли от некапитальных активов (таких как сырье и готовая продукция). Правильный запас, на нужных уровнях, в нужном месте, в нужное время и по разумной цене.

Розничная торговля — это самый широкий всеобъемлющий термин для описания продаж между бизнесом и потребителем (B2C). Существуют два основных вида розничной торговли, разделенные тем, как и где происходит продажа:

    Во-первых, онлайн-ритейл (электронная торговля), где покупка происходит в цифровом виде
    Во-вторых, офлайновая розничная торговля, где покупка осуществляется в обычном магазине или у продавца.

Оптовая продажа, с другой стороны, относится к продажам между предприятиями (B2B). Знание различий и лучших практик розничной и оптовой торговли имеет решающее значение для успеха инвентаря.

Большинство предприятий ведут инвентаризацию по нескольким каналам, а также в нескольких местах. Разнообразие управления розничными запасами увеличивает сложность и подчеркивает важность вашего бренда.

Прежде чем углубляться в стратегии и методы, давайте взглянем на некоторые основы управления запасами для начинающих; переподготовка по терминологии и формулам.

Терминология управления запасами

    Сканер штрих-кода: физические устройства, используемые для регистрации и проверки инвентаря в собственных центрах выполнения заказов и сторонних складах
    Пакеты: группы продуктов, которые продаются как один продукт: продажа камеры, объектива и сумки как единого артикула
    Стоимость проданных товаров (COGS): прямые затраты, связанные с производством, а также затраты на хранение этих товаров.
    Deadstock: товары, которые никогда не продавались и не использовались клиентом (как правило, потому что они каким-то образом устарели)
    Инвентарь развязки: также известен как страховой запас или развязка запаса; относится к инвентарю, который выделен в качестве защитной сетки для снижения риска полной остановки производства, если один или несколько компонентов недоступны
    Экономический объем заказа (EOQ): EOQ относится к тому, сколько вы должны изменить порядок, принимая во внимание спрос и ваши затраты на хранение запасов
    Расходы на хранение: также известны как расходы на хранение; расходы, которые несет ваш бизнес на хранение и хранение инвентаря на складе до его продажи клиенту
    Затраты при доставке: это расходы на доставку, хранение, импортные пошлины, пошлины, налоги и другие расходы, связанные с транспортировкой и покупкой инвентаря.
    Срок поставки: время, которое требуется поставщику для доставки товара после размещения заказа, а также сроки для переупорядочения потребностей бизнеса.
    Выполнение заказа: полный жизненный цикл заказа от пункта продажи до комплектации и доставки до доставки клиенту
    Управление заказами: механизмы бэкэнда или «бэк-офиса», которые управляют получением заказов, обработкой платежей, а также выполнением, отслеживанием и связью с клиентами
    Заказ на поставку (PO): коммерческий документ (B2B) между поставщиком и покупателем, в котором указаны типы, количества и согласованные цены на товары или услуги.

Инвентаризация трубопровода: любой инвентарь, который находится в «конвейере» цепочки поставок бизнеса — например, в производстве или в судоходстве — но еще не достиг конечного пункта назначения
    Точка заказа: Установите квоты инвентаризации, которые определяют, когда должен произойти повторный заказ, принимая во внимание текущий и будущий спрос, а также время выполнения заказа.
    Страховой запас: также известный как буферный запас; инвентарь хранится в резерве для защиты от нехватки
    Заказ на продажу: транзакционный документ, отправленный клиентам после совершения покупки, но до выполнения заказа
    Единица учета запасов (SKU): уникальный код отслеживания (буквенно-цифровой), присваиваемый каждому из ваших продуктов, с указанием стиля, размера, цвета и других атрибутов.
    Сторонняя логистика (3PL). Под сторонней логистикой подразумевается использование внешнего поставщика для обработки части или всего вашего склада, выполнения, доставки или любых других операций, связанных с запасами. Четвертая логистика (4PL) делает еще один шаг вперед, управляя ресурсами, технологиями, инфраструктурой и полномасштабными решениями по цепочке поставок для предприятий.
    Вариант: уникальные версии продукта, такие как определенный цвет или размер

Четыре формулы управления запасами
Формула № 1 Экономическое количество заказа (EOQ) Формула

Экономическая формула управления запасами количества заказа

Ваш EOQ — это оптимальное количество продуктов, которое вы должны приобрести, чтобы минимизировать общую стоимость заказа или хранения инвентаря. Выяснение вашего EOQ потенциально может сэкономить вам значительную сумму денег.

EOQ = √ (2DK / H) или квадратный корень из (2 x D x K / H)

Куда:

    D = Стоимость установки (за заказ, как правило, включает доставку и обработку)
    K = норма спроса (количество проданных в год)
    H = расходы на содержание (в год, за единицу)

Формула № 2 Формула выдающихся запасов (DIO)

Days Inventory Выдающаяся формула управления запасами

Число дней в выдаче инвентаризации (DIO), также известное как «Дни продаж инвентаря» (DSI), относится к числу дней, которые требуются для превращения запасов в продажи. Среднее число дней инвентаризации варьируется от отрасли к отрасли, но, как правило, предпочтительнее более низкий DIO.

Формула № 3 Формула заказа

Формула управления запасами в точке заказа

Формула точки заказа отвечает на давний вопрос: когда подходящее время заказывать больше акций? Расчет вашей точки заказа за три шага:

    Определите ваше время выполнения заказа в днях
    Рассчитайте свой страховой запас в днях
    Суммируйте ваши требования времени выполнения заказа и ваш запас безопасности

Формула № 4 Формула страхового запаса

Формула управления запасами страхового запаса

Страховой запас действует в качестве аварийного буфера, который вы можете разрушить, когда выглядишь, как будто ты на грани распродажи. Вы хотите иметь достаточно страхового запаса для удовлетворения спроса, но не настолько, чтобы увеличение транспортных расходов в конечном итоге привело к потере финансовых средств.

Хотя это звучит как здравый смысл, уловка заключается в том, чтобы решить, сколько страхового запаса иметь при себе:

    Умножьте максимальное ежедневное использование на максимальное время выполнения заказа в днях.
    Умножьте свое среднее ежедневное использование на среднее время выполнения заказа в днях.
    Рассчитайте разницу между ними, чтобы определить свой страховой запас

Операционные соображения

Ваш бизнес будет иметь различные потребности и сталкиваться с проблемами на каждом этапе развития бизнеса. Мы обрисовали в общих чертах операционные соображения, краткие тематические исследования и рекомендации, чтобы выжить и процветать на каждом этапе — от сборки до запуска и роста — вашего бизнеса.

Стадия сборки

Идея рождается. Вы можете начать свой предпринимательский путь с дропшиппинга в качестве средства исследования рынка. Эта стратегия позволяет предлагать широкий ассортимент товаров без фактической покупки и хранения инвентаря. Через несколько месяцев некоторые предприниматели обнаруживают достаточный потребительский спрос, чтобы гарантировать собственный побочный фирменный продукт.

С помощью этой проверки хитрый DIYer-разработчик может разработать прототип и создать небольшую партию продукции либо внутри компании, либо у производителя.

Создание собственных продуктов позволяет вам наслаждаться относительно низкими производственными затратами, которые для многих предприятий электронной коммерции могут составлять основную часть их начальных затрат. Это также дает вам полный контроль качества вашего продукта и гибкость бизнеса, чтобы приспособиться к требованиям и спецификациям. Однако объем производства ограничен вашими навыками и ресурсами и оставляет вам меньше времени для работы над другими аспектами вашего бизнеса.

Те, кто уверен в конкурентоспособности продукта, но не в собственных навыках производителя, передадут работу по созданию прототипа проверенному производителю. Это помогает предпринимателям на ранних этапах получить максимальную прибыль по сравнению с продажами по сниженным ценам или с оптовыми закупками. Но это представляет наибольший риск, поскольку производители требуют минимального количества заказов — неизбежных затрат на запуск. Процесс создания прототипа, отбора проб, переработки и конечного производства также занимает много времени; дальнейшее усиление различий в языках, культурах и часовых поясах — если вы решите аутсорсинг это за рубежом.

На этом этапе многие предприниматели предварительно продают товары, чтобы привлечь внимание первых покупателей, которые гордятся тем, что у них есть товар в руке, который является новым, отличным и привлекательным. Если их вера в ваш продукт сильна, они могут быть вашими лучшими защитниками, а также вашими самыми суровыми критиками.

Выслушайте их и держите линии связи открытыми. Дайте им платформу для обмена отзывами, которые будут полезны для следующей итерации вашего продукта. Используйте их комментарии, чтобы внести необходимые изменения перед публичным запуском.

Далее, помните о своем идеальном клиенте. С какой проблемой они сталкиваются, которую вы решаете? Чего им ожидать при использовании вашего продукта? Они уже используют подобные продукты? Какие и почему? Может ли ваш продукт работать лучше? Какие демографические данные вы можете получить? Что они предпочитают или не любят? Где они делают покупки?

Это упражнение поможет вам создать личность покупателя и упростить процесс создания бренда. Например, если вы создаете линию для груминга мужчин, вы можете избежать пастельной цветовой палитры или детских иконок. Если вы узнаете, что ваш идеальный покупатель (будущие мамы) хочет выглядеть стильно, вы будете ссылаться на это в фотографии и содержании вашего бренда. Тщательно изученная личность покупателя поможет вам создать бренд, который легко соединится с вашим идеальным клиентом.

Представление вашего продукта в мире займет время, и размер рынка для продукта невелик. Это означает, что продажи низкие и, как правило, медленные, поэтому важно поддерживать относительно низкий уровень запасов, когда вы работаете с поставщиками, которые являются гибкими и могут способствовать быстрому прототипированию по доступной цене. Это будет иметь важное значение для вашего раннего успеха.

И наоборот, стоимость таких вещей, как исследования, разработки и маркетинг, может быть высокой, особенно в конкурентной нише.

На этом этапе обычно используется электронная таблица Excel для управления заказами на поставку, запасами и отслеживания поставщиков. Есть много бесплатных шаблонов инвентаря, доступных онлайн, найдите тот, который работает для вас. Если вы знаете, как правильно его использовать, вы можете создать множество очень ценных формул инвентаря, которые помогут вам отслеживать запасы, продажи, заказы на покупку, поставщиков и многое другое.

У Excel есть свои недостатки, особенно когда ваш бизнес начинает расширяться. Но если у вас ограниченное количество продуктов и каналов продаж, доверьтесь себе, чтобы перепроверять цифры по мере их ввода, иметь доступное время и нуждаться в чем-то простом и экономически эффективном, Excel хорошо справляется со своей задачей.
Создавайте красивые макеты продукта, мгновенно и легко.
отказ

Стадия запуска

Время для старта! Ваш продукт теперь доступен для покупки. Но то, что вы его построили, не означает, что люди придут. Вы должны создать спрос.

Чтобы ускорить узнаваемость бренда, предприниматели используют комбинацию стратегий, включая отношения со СМИ, прямую почтовую рассылку, маркетинг с участием влиятельных лиц или пропаганду знаменитостей. Другие обращаются к цифровому маркетингу (например, PPC, SEM, реклама в социальных сетях), чтобы направить постоянный поток онлайн-посетителей в свой интернет-магазин. При правильной настройке и оптимизации со временем эти посетители сайта должны быстро перейти на клиентов.

Бренды прямого покупателя (DTC) перевернули традиционный маркетинг, воспользовавшись привычками тысячелетней аудитории в социальных сетях. Например, Rent the Runway поощряет покупателей размещать фотографии своих платьев, которые встроены в каждую страницу продукта. Просмотр фотографий настоящих женщин разных форм и размеров является мощным маркетинговым стимулом для тех, кто все еще находится на заборе, об аренде платья.

Как насчет запуска собственного всплывающего магазина или размещения вашего продукта во всплывающем демонстрационном зале? Вместо того, чтобы нести физические товары, в этих местах часто работают очень внимательные сотрудники, которые занимаются iPad, чтобы помочь покупателям познакомиться с электронной торговлей и получить подробную информацию о продукте и возможность покупки. Это заслуживающая внимания стратегия, которая успешно собирает ценные данные о клиентах и ​​помогает вам развивать отношения в долгосрочной перспективе.

Подготовка является ключевым. На этом этапе начните с первого запуска. Поддерживать низкий уровень запасов и увеличиваться по мере роста спроса. Подумайте, как будут выполняться заказы, отправляться клиентам или доставляться на месте продавцам.

Подумайте о своих текущих системах и процессах. Может ли ваша таблица не отставать?

Честный Brew сначала начал с календаря электронных таблиц, содержащего имена всех их клиентов, чтобы вручную отслеживать инвентарь и условия подписки. Метрики прогнозирования и роста основывались исключительно на оценках. Прошло совсем немного времени, пока «Честный кофе» съежился от горького вкуса ручных операций. Они нуждались в обновленной информации и контроле над своими запасами, артикулами, процессами покупки и выставления счетов.

Если вы тратите слишком много времени в Excel или боитесь делать еженедельные инвентаризации, вы можете обновить свою систему до специализированного решения для управления запасами. Он не только автоматизирует множество ручных и трудоемких задач, но также позволит вам объединить все ваши инструменты вместе, чтобы помочь во всем — от закупок до выполнения. Работа будет только увеличиваться с этого момента.

По мере того, как мировой спрос на ваш продукт возрастает, возрастают и ваши транспортные и трудовые затраты, риски и ожидания обслуживания мирового класса. Вам необходимо рассмотреть возможность эффективного управления запасами и запасами на нескольких складах.

Потребность в дополнительном или двух дополнительных складах не ограничивается только многонациональными предприятиями, но также учитывается компаниями, работающими в раздробленных регионах, труднодоступных местах или районах с ограниченной логистикой. Другие владельцы бизнеса хотят, чтобы резервные склады покрывались страховыми планами премиум-класса для сценариев «на всякий случай» или «наихудший случай» (например, наводнения, пожары, землетрясения и т. д.).

Стадия роста

Теперь у вас есть эффективный маркетинговый план, поступающий стабильный поток заказов, с учетом больших площадей и увеличения рабочей силы.

Поздравляем! Все это здоровые признаки роста бизнеса.

Возможно, вы не захотите это слышать, но у такого стремительного успеха есть и недостатки. Большинство предприятий терпят неудачу на этом этапе, потому что они не настроены на устойчивый рост.

Пришло время оптимизировать ваши процессы и автоматизировать деятельность, чтобы повысить ваши продажи и чистую прибыль. Вам также нужно будет управлять различными типами инвентаря для получения максимальной прибыли и минимальных затрат. Но знаете ли вы, как?

С помощью ABC Inventory Analysis and Management вы можете просматривать свои запасы с точки зрения бестселлеров и наименее продаваемых, а также от минимальных затрат на запасы до самых высоких. Это подход к оптимизации запасов, который предполагает, что не все продукты имеют одинаковую ценность, и следует уделять больше внимания критически важным продуктам.

ABC Inventory Analysis также позволяет вам устанавливать стратегические ценообразования, которые могут положительно влиять на прибыльность, прогнозировать спрос и устанавливать уровни обслуживания клиентов, что дает преимущество клиентам класса А с высокой стоимостью.

Хотя жестких правил для разделения продуктов не существует, категории обычно выглядят примерно так:

    Предметы: 20% продуктов, на которые приходится 70-80% потребительской стоимости
    B Товары: 30% продуктов, на которые приходится от 10% до 20% потребительской стоимости.
    C Предметы: 50% товаров, на которые приходится до 10% потребительской стоимости

Эта модель может быть скорректирована с учетом различных типов продуктов и предприятий, при этом основной упор делается на выявление и развитие лидеров продаж для повышения прибыльности.

Как мы упоминали ранее, вы можете рассмотреть возможность найма большего количества людей, чтобы не отставать от растущей сложности и больших объемов продаж. Но без надлежащих инструментов и систем будут допущены ошибки, и эти ошибки со временем будут накапливаться.

Предприятия стоимостью менее 1 млн. Долл. США ежемесячно тратят более 90 часов на управление запасами, поиск продуктов и управление заказами на покупку и продажу. Процесс управления заказами намного сложнее, чем просто принятие заказов на продажу и их подача. Когда вы разбиваете его на части, то на самом деле он представляет собой каскад событий, которые происходят в вашей организации и влияют на всю операционную экосистему. В него входит необходимость:

    Получать и отслеживать заказы на продажу
    Прогноз будущего потенциального спроса
    Хранить и поддерживать данные клиентов
    Обновление нескольких каналов продаж в режиме реального времени
    Выполнять заказы точно и своевременно
    Обрабатывать платежи в нескольких валютах и ​​обновлять бухгалтерские книги
    Отслеживание, мониторинг, обновление и пополнение (или изготовление) инвентаря

И, кроме того, продолжайте проводить безупречную операцию по продажам и маркетингу.

Оптимизируя и автоматизируя серверную часть вашего бизнеса и внедряя систему управления заказами, вы, наконец, сможете вернуть время, которое было украдено ручными или неэффективными рабочими процессами.

Надежное решение для управления запасами и заказами также поможет вам избежать распространенных ошибок при выполнении: дефицит, ручная и подверженная ошибкам сверка, недостаточность капитала и снижение удовлетворенности клиентов.

Он также предоставит вам возможность в режиме реального времени отслеживать заказы и уровни запасов, прогнозировать спрос и интегрировать с вашими инструментами, складами и сторонними логистическими партнерами для бесперебойного процесса выполнения.


Заключение

Чтобы по-настоящему развивать и расширять свой бизнес, пересмотрите основы, на которых он построен, и системы, которые вы выбрали для его поддержки. Но вам не следует ждать более поздних этапов вашего бизнеса, чтобы изучить это. С самого начала обратите внимание на области, в которых вы можете упростить операции, сгладить эффективность и повторить выигрыш, поэтому, когда придет время, вы будете не просто внедрять средства против бинтов, а целостную и интегрированную систему, которая поможет вашему бизнесу процветать. в текущих и будущих рыночных условиях.