Как создать удаленную команду для вашего бизнеса электронной коммерции

Построение сильной команды, которая помогает вашей компании добиться успеха и расти всегда высокий порядок, а добавление «удаленного» к уравнению для вашего бизнеса электронной коммерции может сделать его еще более сложным.

Удаленная работа — это тенденция, которая уже росла среди стартапов и дальновидных компаний — не говоря уже о новых технологиях, облачном SaaS-софте и более быстром подключении к Интернету — и теперь, когда пандемия COVID-19 сотрясает мир, удаленная работа — это не только наша новая реальность, но и, безусловно, дальнейший путь вперед.

По правде говоря, в наши дни у вас нет другого выбора, кроме как наконец-то оседлать волну удаленной работы.

На самом деле, последние исследования показывают, что количество людей, которые работают удаленно, по крайней мере, раз в неделю, выросло на 400% за последние десять лет. Это значит:

36% людей работают удаленно, по крайней мере, раз в неделю в 2020 году.

9,5% людей в 2010 году работали в дистанционном режиме не реже одного раза в неделю.

Более того, 42% сотрудников, имеющих возможность удаленной работы, планируют в ближайшие пять лет чаще работать удаленно.

Как бренд электронной коммерции, если вам удобно просить ваших клиентов доверять вам, чтобы доставить высококачественные продукты, не видя вас лицом к лицу, вы должны быть в состоянии сделать то же самое с вашей командой. И хотя создать виртуальную команду для Вашего бизнеса будет нелегко, полностью удаленная работа обеспечивает множество преимуществ как для Вас, так и для Ваших сотрудников.

Преимущества создания удаленной команды электронной коммерции

Если вы занимаетесь электронной коммерцией, возможно, вам уже удобно управлять командой людей, которые не находятся в том же офисе, что и вы. Но если вы сомневаетесь в целесообразности использования удаленной работы в вашей компании, просто учтите следующие преимущества:

Значительная экономия на офисной недвижимости, топливе и других накладных расходах.

Будучи полностью удаленной компанией, Вы и Ваша команда сможете сэкономить на автомобильном топливе, офисной недвижимости и других накладных расходах, связанных с физическим офисным пространством.

Например, если вы проезжаете 10 миль в одну сторону для работы и работаете в офисе пять дней в неделю, то, скорее всего, вы будете заправлять машину раз в неделю. Если вы получаете 20 миль за галлон, а средняя цена бензина составляет 2,60 доллара за галлон, вы потратите 624 доллара в год только на бензин. Однако, если Вы работаете дома даже два дня в неделю, Вы потратите всего 374,40 доллара в год, что сэкономит Вам 249,60 доллара.

На самом деле, согласно исследованию Global Workplace Analytics, если бы компания разрешала сотруднику работать из дома только половину рабочего времени, это позволило бы сэкономить в среднем $11 000 на сотруднике, а каждому сотруднику — от $2 000 до $7 000 (не говоря уже о других затратах, как показано на рисунке ниже):

Кроме того, с точки зрения нефинансовых льгот, есть время, которое каждый экономит из-за отсутствия ежедневных поездок, которые можно использовать для выполнения дополнительной работы или даже для улучшения баланса между работой и личной жизнью.

Доступ к глобальному пулу лучших талантов

Как владелец бизнеса, приняв удаленную работу, у вас есть гораздо лучший шанс получить лучшие таланты со всего мира.

При найме на работу удаленно, помимо квалификации, навыков и опыта кандидата, убедитесь в том, что он ищет качества, которые незаменимы при дистанционной работе, такие как:

активный в общении

самомотивированный

способный расставлять приоритеты и соблюдать сроки

надёжный сайт

И даже при правильных навыках и опыте, не каждый из нас подходит для удаленной работы, поэтому вот несколько вопросов, которые необходимо задать на собеседовании:

Как сосредоточиться на своих задачах?

Какие инструменты для совместной работы и рабочего процесса вы использовали?

Что вам нужно в вашем физическом рабочем пространстве, чтобы быть успешным в вашей работе?

Есть ли у вас побочные проекты, над которыми вы работаете?

Каковы некоторые из проблем, с которыми вы сталкивались, работая удаленно? Как вы их преодолели?

Как отключиться от работы?

Если вы не совсем уверены насчет кандидата после очного раунда видео-интервью, но чувствуете, что он может подойти, не стесняйтесь организовать последующее собеседование, чтобы прояснить свои сомнения.

Проведение дистанционных тестов и собеседований довольно просто с использованием правильных инструментов, в том числе:

Увеличить (видеоконференция)

Google Hangouts/Meet (видеоконференции)

Хайрелл (система слежения за кандидатами)

Ньютон (система отслеживания заявителей)

Повышение производительности и низкая степень абсентеизма

Для большинства сотрудников работа на дому имеет много преимуществ:

77% удаленных сотрудников говорят, что они более продуктивны, работая вдали от офиса.

52% менее склонны брать отгулы

30% сообщили, что сделали больше за меньшее время

23% готовы работать дольше, чтобы добиться большего.

Кроме того, предприятия могут сэкономить около 2000 долларов на аренде офиса.

Все это происходит потому, что, работая в выбранном месте, например, дома или в соседнем кафе, команды обычно испытывают меньший уровень стресса, меньше отвлекающих факторов, более уютную рабочую обстановку, рабочее время, которое лучше подходит каждому человеку (не все из нас — ранние пташки!), и более продуктивные (т.е. до точки) видео-встречи.

Проще говоря, более продуктивные команды означают, что больше работы выполняется за меньшее количество времени. Сопоставьте это с тем фактом, что удаленные сотрудники реже берут отпуска, и вы можете быть уверены, что удаленная работа является очевидной беспроигрышной для вашего бизнеса электронной коммерции.

5 Шагов к созданию виртуальной команды электронной коммерции

Теперь давайте рассмотрим пять важных и выполнимых аспектов построения виртуальной команды электронной коммерции, которая трансформируется в процветающий бизнес.

1) Создание четко определенной командной структуры.

Несмотря на то, что каждый бизнес отличается и количество ролей, составляющих вашу команду по электронной коммерции, будет варьироваться в зависимости от размера вашего бизнеса, как минимум, следующие шесть ролей необходимы для успеха вашей команды (независимо от того, являются ли они полностью удаленными или находятся в офисе):

Директор по электронной коммерции: Этот человек будет руководить группой в достижении ежемесячных целей и решении непредвиденных проблем, таких как пандемия КОВИД-19.

Руководитель проекта по электронной торговле: Этот член команды поддерживает все основные графики и процессы в порядке и обеспечивает надлежащую коммуникацию с розничными продавцами и поставщиками.

Креатив и маркетинг: Эти члены команды создадут увлекательный, высококачественный контент для всех онлайн-каналов и проведут маркетинговые кампании.

Бизнес-аналитик электронной коммерции: Этот человек отслеживает и сообщает объективные ключевые результаты (OKR), ключевые показатели эффективности (KPI) и конкурентные эталоны, а также практические стратегии развития бизнеса.

Техника и ИТ: Техническая сторона команды обеспечивает разработку, внедрение и бесперебойную работу правильной архитектуры сайта, программного обеспечения для электронной коммерции и технологических операций.

Обслуживание клиентов: Конечно, вам нужен кто-то, кто будет отвечать на запросы клиентов и контролировать удовлетворенность клиентов после покупки.

Из этих шести должностей, творческие и связанные с маркетингом роли могут быть эффективно заполнены фрилансеры вначале, а затем штатные сотрудники по мере масштабирования. Такие роли, как обслуживание клиентов и бизнес-аналитики, лучше всего оставлять себе.

В основе процветающего бизнеса лежит синергетическая команда, в которой каждый сотрудник точно знает, чем он занимается. Поэтому очень важно четко сообщать новым членам команды о своих ожиданиях и обязанностях. Именно здесь четкое описание должностных обязанностей, однозначно описывающее все, будет иметь неоценимое значение.

Ниже приведен пример ужасного описания должности программиста начального уровня:

Описание плохой работы

«Что бы ни всплывало», «предприимчивость», «смирение в осознании того, что идеализм/оптимизм на самом деле может быть невежеством/роскорбием» — тебе не нужна такая расплывчатость и поверхностная тарабарщина в описании твоей работы!

Кроме того, для должности «инженера начального уровня» в этом объявлении перечислены конкретные задачи, которые предназначены для различных других должностей (а не для начального уровня), таких как разработчик, системный администратор, служба поддержки клиентов, служба контроля качества и инженер по продажам.

Вместо этого вы должны создать очень четкое описание вакансии, определяющее, какие навыки и опыт ожидаются от кандидата, и в то же время дающее краткую информацию о компании — что она делает, тип людей, работающих здесь, и цените ли вы разнообразие и равные возможности трудоустройства. Это описание работы является хорошим примером:

Описание хорошей работы

Кроме того, The Telegraph рекомендует «иметь очень четкие контрактные модели для удаленной работы». Они могут основываться на времени, результатах, вовлеченности, результатах — но убедитесь, что все знают, что это за сделка».

Другими словами, становится все более важным, чтобы ваша команда знала, что от них ожидается — в том числе время, когда все должны быть доступны в режиме онлайн для сотрудничества в режиме реального времени.

Вот контракт на удаленную работу от Hubstaff, самой удаленной компании, которая предоставляет программное обеспечение для отслеживания времени, которое вы можете использовать в качестве руководства по составлению контракта, адаптированного к вашему бизнесу.

2) Найти нужных кандидатов.

Построение высокоэффективной удаленной команды — это не то же самое, что построить ту, которая находится в офисе. Есть несколько жизненно важных навыков, которые вам нужно расставить приоритеты, независимо от должности, которую вы хотите заполнить:

Коммуникация: Успех вашего удаленного бизнеса электронной коммерции в значительной степени зависит от обеспечения эффективной и открытой коммуникации. Ваши виртуальные сотрудники должны обладать отличными навыками устной и письменной речи, чтобы не было пробелов в общении. Предоставьте все необходимые руководства и инструменты, необходимые для внутренней коммуникации.

Самомотивация: Вы не хотите заниматься микроуправлением удаленной командой, поэтому нанимайте людей, у которых за плечами проверенная история самозанятости и мотивации без присмотра.

Техническая подсказка: Лучше всего нанять кого-то, кто способен решить проблему с веб-камерой или исправить основные проблемы с кодом, если блог сайта рухнет. Плюс, если вы полагаетесь на платформу корпоративного уровня, как Shopify Plus для вашего бизнеса электронной коммерции, само собой разумеется, что каждый новый наниматель должен быть знаком с этой платформой.

Мы рассмотрим инструменты для общения и совместной работы в четвертом разделе ниже, но на тему технологий, эти инструменты для удаленных сотрудников (у которых нет собственных IT-отделов) могут быть бесценны: Support.com, OneClick

Как только вы кристально ясно определитесь с тем, кого вы ищете, а также с обязанностями и ответственностью, которыми должен управлять новичок, вам нужно будет найти квалифицированных кандидатов.

Вы можете найти лучших талантливых людей для большинства ролей на существующих платформах удаленного приема на работу, например:

Дистанционный

Пульт ОК

Мы работаем удаленно

Связанный рекрутер

AngelList

Эти платформы отлично подходят для размещения вакансий и охоты на людей с точным фоном и навыками, в которых вы нуждаетесь.

3) Нанятие на испытательный срок

Если вы еще не думали об этом, то это отличная идея — сначала нанять удаленных сотрудников на пробной основе. Просто будьте предельно ясны в этом вопросе с самого начала процесса собеседования, иначе у вас могут возникнуть некоторые юридические проблемы.

Новый сотрудник должен знать, что он присоединится к процессу на испытательном сроке (большинство испытательных сроков, как правило, в пределах 4-6 месяцев, в зависимости от работы), и если обе стороны довольны тем, как идут дела, то прием на работу становится официальным.

Как объясняет Девеш Шарма из DesignBombs:

«Вы видите, как малый и средний бизнес в сфере электронной коммерции, наем нового члена команды — это большое дело — дорогое решение, которое уже влияет на всех, так что вы должны быть уверены, что они подходят вам, прежде чем вы начнете работать в долгосрочной перспективе».

Но вместо того, чтобы просто нанять их и проверить через несколько месяцев, разумно создать 90-дневный план, чтобы помочь им войти в курс дела. Рагав Харан разделяет этот 3-уровневый план:

4) Установите правильные инструменты.

Вы бы не нанимали сотрудников в офисе для своего бренда электронной коммерции, а затем не предоставляли бы им стол и компьютер.

Точно так же Вы не можете нанять удаленного сотрудника и сэкономить на предоставлении ему инструментов, необходимых для эффективного выполнения работы. Таким образом, наряду с четко определенными коммуникационными ожиданиями, Вы должны предоставить правильные инструменты, которые позволят сэкономить часы работы и кучу разочарований.

Конечно, Вы всегда можете использовать хорошую старую электронную почту, но, скорее всего, Вы согласитесь, что электронная почта не является лучшим вариантом для быстрого двустороннего (или более) общения. Скорее, почему бы не выбрать веселый, в некоторой степени неформальный опыт удаленной работы, где ваша команда может открыто общаться и делиться обратной связью с отдельными людьми или группами по конкретным рабочим темам?

Подумайте об использовании таких инструментов общения и совместной работы, как Slack и Asana, которые имеют веселую атмосферу и в то же время многофункциональны и экономически эффективны.

Преимущества использования Slack для вашей удаленной команды:

Отлично подходит для общения в режиме реального времени в режиме «один на один» или со всеми членами вашей команды, а также предоставляет забавные GIF-файлы и смайлики для быстрого реагирования.

Имеет функции видео- и голосового вызова, перетаскивания файлов, совместного использования экрана и интеграции с другими удаленными рабочими инструментами, такими как Календарь Google:

Затишье

Пользователи могут быстро и легко установить статус доступности:

Неактивное состояние

Преимущества использования Asana для вашей удаленной команды:

Отлично подходит для организации и назначения задач в виде списков канбанов, графиков и досок:

Асана

Легко организовывать и планировать рабочие процессы и проекты, чтобы вы могли держать работу вашей команды в графике:

Управление кадровыми проектами

Мощная интеграция с другими приложениями, такими как Slack, Adobe Creative Cloud и другими.

Признайте тот факт, что когда ваши команды работают с приложениями, а не в физическом офисе, очень важно, чтобы используемый инструмент соответствовал культуре, которую вы пытаетесь развивать. Более расслабленный подход к командному общению с использованием мемов и GIF-файлов обеспечит лучшую прозрачность и единство в команде.

Более того, установите протоколы безопасности, чтобы гарантировать, что команды работают в безопасности и не компрометируют ни свой собственный компьютер, ни ваш бизнес.

Вот как оставаться в безопасности в Интернете:

не иметь доступа к рабочим аккаунтам на общественных компьютерах или WiFi.

Если ваша команда должна войти в публичные WiFi сети, убедитесь, что они используют VPN (виртуальную частную сеть), которая шифрует ваше интернет-соединение.

Используйте облачные службы хранения данных, такие как Google Drive и Dropbox, для беспрепятственного обмена документами без ущерба для безопасности.

Позаботьтесь о том, чтобы вся команда была достаточно мудрой, чтобы не стать жертвой фишинга по электронной почте и мошенничества в социальной инженерии. Фишинг — это когда киберпреступник пытается получить пароль или другую личную информацию, выдавая себя за источник с хорошей репутацией:

В процветающей удаленной компании есть нечто большее, чем сама работа — опыт работы и корпоративная культура не менее важны:

Корпоративная культура

Помимо обеспечения открытого общения, позитивная культура удаленной работы заключается в обеспечении гибкости для ваших сотрудников и демонстрации того, что вы доверяете им в выполнении работы.

Несмотря на то, что регулярная проверка Ваших сотрудников — это нормально, помните, что каждый человек имеет свой собственный способ справиться со своей рабочей нагрузкой. Поймите, что многие из Ваших сотрудников могут работать с маленькими детьми, активными домашними животными или другими соседями по дому, которые работают дистанционно в одном доме.

В конечном счете, должно иметь значение производительность ваших сотрудников, а не точное количество часов, которые они тратят на завершение своей работы.

Поясните, что вы доверяете их трудовой этике и цените результаты работы команды, вместо того, чтобы зацикливаться на том, что они не вошли в систему Slack ровно в 9 утра. А если член команды не выполняет ту работу или качество, которое от него ожидают, просто спросите у него, можете ли вы чем-то помочь. Не видеть этих людей в офисе каждый день означает, что вы не всегда можете обнаружить их психическое или эмоциональное состояние.

Orabota рассылает короткий анонимный опрос сотрудников через систему Emplify раз в месяц или около того, чтобы оценить благополучие каждого сотрудника, чтобы руководство могло лучше понять проблемы и специфические потребности каждого, кто сейчас работает на дому. Основываясь на коллективных ответах, компания предоставляет один выходной день для всего коллектива каждый месяц (вне любых отпусков или больничных дней).

Упростите сайт

И на ежедневной основе это отличная идея для поощрения здоровой деятельности, такой как регулярные перерывы в работе, тренировки и получение достаточного количества досуга и отдыха. Это показывает, что вы заботитесь о своей команде, а не только о прибыли, которую она приносит.

Особенно в удаленной обстановке, создание чувства командного духа и товарищества может быть довольно сложным. Хороший способ укрепить чувство солидарности и сплоченности в вашей команде — время от времени проводить увлекательные мероприятия по сплочению коллектива, такие как виртуальные счастливые часы и конкурентные онлайн-игры.

Последнее слово о командах удаленной электронной коммерции.

Нравится вам это или нет, но кажется, что кризис КОВИД-19 не закончится в ближайшее время, а это означает, что удаленная работа будет только развиваться и становиться все более распространенной.

Если вы хотите продолжать развивать свой бизнес в области электронной коммерции, вам просто необходимо адаптироваться к новому способу работы и сосредоточиться на создании успешной команды удаленной электронной коммерции.

Применяйте рекомендации, описанные выше, и вы почти уверены, что построите процветающую команду, которая действительно хочет работать на успех бренда.