Как остановить встречи от убийства вашего стартапа

Совещания для тех, кто работает в корпоративной среде, часто могут казаться губительными для вашего рабочего дня — черная дыра, которая высасывает вашу производительность и концентрацию, исключая любой шанс, что вы закончите свой список дел или этот стек электронные письма накапливаются в вашем почтовом ящике.

С другой стороны, для стартапа встречи чаще бывают веселыми, увлекательными, творческими и вдохновляющими, чем скучными и утомительными. Однако в жизни каждого стартапа есть момент, когда эти низкоэнергетические, извилистые дискуссии начинают захватывать процесс принятия решений и креативность вместо того, чтобы вдохновлять их.

Итак, как вы узнаете, когда с вами происходят «плохие встречи»?

Как предприниматель, имеющий опыт работы с корпоративными банковскими программами, я думал, что плохая встреча будет казаться очевидной: никаких целей, нулевой структуры и никого во главе собрания, способного принимать реальные решения.

Пример? Однажды я работал в швейцарской софтверной компании в Австралии в качестве «специалиста по настройке» над проектом, в котором участвовало более 300 человек.

Из этих 300 более 70 были руководителями проектов и менее 30 — разработчиками. Чтобы вдохновить нас, директор программы пригласил ведущего менеджера проекта Spotify — давайте назовем его Дэниелом — чтобы поблагодарить нас за преимущества Agile Project Management.

В какой-то момент Даниэль попросил нас «поднять руки, если вы разработчик». Ни одной поднятой руки не было видно среди моря голов. И это был забавный, хотя и несколько неприятный момент, когда я осознал, что никто в проекте не считает, что он выполняет тяжелую работу — тяжелую работу проекта. Все лидеры, нет последователей …

Эта динамика сделала для некоторых (не) интересных встреч. Иногда это собрание, состоящее исключительно из менеджеров проектов. В других случаях был бы только один разработчик или эксперт по предметной области, но этот человек был бы не из той команды.

По дороге я был свидетелем кричащих матчей, выходов (я был одним из них), наглых снов или простых отмен, когда эксперты или лица, принимающие решения, просто не появлялись. Итак, со временем теряя интерес, я сошел с корабля и основал собственный стартап, Ora Organic.

В Оре, с точки зрения встреч, у нас было несколько лет счастливых встреч со всеми, кто имел значение, со всеми необходимыми знаниями и со всеми лицами, принимающими решения, которых можно было попросить. Затем однажды стало ясно, что мы врезались в стену. Опять же, с точки зрения встреч, что-то шло очень, очень неправильно. Вот что я бы увидел:

    Начнется встреча, и кто-нибудь спросит: «Кто хочет начать?»
    Если бы никто не взял на себя инициативу, люди восприняли бы это как подсказку, чтобы обсудить все, что они хотели — обычно какой-то другой стартап, который появился на Buzzfeed на прошлой неделе.
    Единственные сделанные заметки были слишком расплывчаты, чтобы что-то означать, или просто болваны обречены умереть на страницах журнала внимательности.
    Мы закончили бы встречу без каких-либо действий, никаких дальнейших шагов.
    Все мы ушли бы из собрания более уставшими, чем когда мы вошли в него.

Когда вы проводите собрание в высокоскоростном стартапе, где единственной константой является изменение, структура занимает второе место в действии. Может быть трудно найти время, чтобы подумать о том, почему вы проводите эту встречу в первую очередь.

Вот почему однажды, после особенно утомительной маркетинговой дискуссии, мы сели, чтобы определить, что именно привело к тому, что наши встречи пошли не так. Вот то, к чему мы пришли, были пять причин плохих встреч:


Нет пунктов повестки дня.

На стартапах люди имеют тенденцию пробираться по пунктам повестки дня в своих головах импровизационно вместо того, чтобы определять их как список для систематического рассмотрения. Хорошая повестка дня — это лучший способ не отвлекаться от темы, направлять и поощрять решения, при этом следя за призом вашей команды.

Организатор встречи не назначил лидера или не поставил цели.

Организатор собрания несет ответственность за то, чтобы кто-то отвечал за то, чтобы держать встречу на правильном пути и работать для достижения общей цели. По словам Роберта Халфа, Мойра Каллен из Method Products заставляет своих руководителей держать в уме проблемы и решения, отвечая за этикет, повестки дня и цели, гарантируя, что ни одна встреча не будет назначена без уважительной причины.


Официальных заметок нет.

Facebook разработал шаблоны, используя вики-платформу компании Confluence, чтобы не пропустить важные элементы действий. Хорошие заметки о собраниях могут улучшить понимание ключевых тем для тех, кто не смог присутствовать, и для тех, кто учится визуально, а не на слух. Хорошие записи содержат записи решений, принятых в устной форме, для последующего подтверждения.


Заседание ведет к низкому уровню энергии.

Согласно статье Forbes, Бретт Стинбаргер из Университета штата Нью-Йорк отмечает, что энергия является ключевым компонентом эффективного лидерства. Все в комнате (или на экране) берут свою энергию и сигналы от лидера собрания, поэтому, если этот человек медлителен и не заинтересован, это гарантирует, что все остальные либо будут чувствовать то же самое, либо перерастут в обсуждение вне темы.


Здесь нет лиц, принимающих решения.

Как отметил McKinsey & Company, обеспечение того, чтобы роль каждого участника была определена, является первым шагом. Оттуда руководитель собрания должен спросить себя: «Есть ли у меня кто-то, кто может санкционировать тактику или действия от имени компании?». Если нет, пришло время вернуться к чертежной доске.

Итак, что вы можете сделать, как стартап (или бизнес любого размера), чтобы остановить плохие встречи?
Структурное решение для прекращения плохих встреч

Существует много теории о групповой динамике и наиболее эффективных способах получения максимальной отдачи от групповых обсуждений в кратчайшие сроки, но в нашей компании нам понадобилось нечто более оперативное, более практичное: встречи, созданные для стартапа 21-го века.


Типы встреч

Мы придумали пять типов собраний, которые соответствуют более 90% встреч, которые мы проводим ежедневно:

Общее обновление — это именно так, как звучит: обновление для команды о том, что сейчас происходит в компании или отделе. Эти встречи должны быть веселыми и энергичными, и сосредоточиться на победах! (Рекомендуемая продолжительность: от 10 до 15 минут)
Обновление проекта — аналогично общему обновлению, но более детализированное и ориентированное на прогресс конкретного проекта. Это как ваш типичный проворный бой; Вы вовлекаете всех в проект синхронно, а затем заставляете всех вернуться к работе. (Рекомендуемая продолжительность: от 15 до 20 минут)
    Сессия планирования — классическая встреча для планирования проекта или набора задач или событий, или назначения ролей и действий. Сильный, энергичный лидер является абсолютно ключевым, так что даже не начинайте без него! (Рекомендуемая продолжительность: от 30 до 60 минут)
    Презентация — встреча, которой мы все боимся. Но установление хорошей основы для продолжительности презентации и структурированных вопросов, и ответов в конце может превратить скучную презентацию в ту, с которой люди действительно взаимодействуют и запоминают. (Рекомендуемая продолжительность: от 20 до 30 минут, от 5 до 10 минут, вопросы и ответы)
    Совместное редактирование — безусловно, наиболее креативное и гибкое из типов собраний, совместное редактирование — это объединение небольшой группы людей, чтобы запустить проект или задачу или добраться до финиша. (Рекомендуемая продолжительность: от 30 до 60 минут)

2. Повестка дня встречи

Чтобы дополнить наши типы собраний в масштабах компании, мы разработали ряд требований к повесткам дня, чтобы помочь нашим сотрудникам получить максимальную отдачу от назначенных собраний:

    Список пунктов, которые будут обсуждаться на собрании
    Назначенный руководитель дискуссии / встречи, который будет вести встречу вперед
    Назначенный записывающий, который будет записывать заметки о встречах и еду на вынос
    Набор четких целей, которые обеспечивают результат в соответствии с формой встречи

У хороших встреч есть цели. Даже если они явно не указаны в повестке дня, ответственный за ведение должен владеть целями собрания и быть бдительным в исправлении обсуждения, если оно будет сорвано.

Ищете примеры повестки дня? Найдите некоторые из наших здесь.
Легко сказать, трудно. На практике

Создать структуру в стартапе сложно. Новые правила могут быть душными, ограничительными и ненужными. Когда мы начинали свою компанию, мы пытались уйти от правил и систем, установленных крупной корпорацией.

Однако при быстром росте и повторении, типичном для стартапа на протяжении тысячелетий, продуманная, вдумчивая и чуткая структура может действительно почувствовать силу и вывести молодые и амбициозные команды на новый уровень.