Какова рентабельность организации живого события?

Если вы слушаете подкаст «Школа маркетинга», вы, вероятно, слышали, как мы с Нейлом говорили о мероприятии DTLA в школе маркетинга, которое мы планируем провести в июне. На самом деле, вы, возможно, заметили, что многие бренды участвуют в живых событиях.

Но стоит ли это того? Как выглядит ROI для проведения живого мероприятия, а не для того, чтобы тратить свои маркетинговые доллары на другие каналы?

Ответ, конечно же, это … это зависит. Окончательная рентабельность инвестиций для вашего мероприятия зависит от нескольких факторов, включая стоимость билетов, любые сборы, которые вы взимаете со спонсоров, ваши дополнительные расходы на бэкэнд и даже прямые продажи конференции.

Давайте разберем каждый из них более подробно, чтобы вы могли увидеть, как они работают вместе в действии, прежде чем решить, подходит ли вам проведение живого мероприятия.

Зарабатывание денег через плату за билеты

Когда мы с Нейлом организуем наше мероприятие, оно будет бесплатным. И я на самом деле не рекомендую вам это делать — это именно то, что мы обещали людям, когда начали говорить о проведении живого мероприятия.

С одной стороны, гости, скорее всего, появятся, если у них есть какой-то скин в игре после покупки билета. Из того, что я слышал, нет ничего необычного в том, что 40-50% ваших зарегистрированных посетителей не приходят на бесплатные мероприятия. Даже если участники платят досрочно, процент незаезда 10-15% не редкость. Жизнь случается.

Кроме того, проведение мероприятий не из дешевых. В зависимости от типа мероприятия, которое вы планируете провести, вам может потребоваться учитывать:

    Оплата услуг докладчика, если у вас есть хедлайнер или основной докладчик
    Арендная плата, которая будет содержать ожидаемое количество посетителей
    Аренда столов, стульев и оборудования A / V (если они не включены в стоимость вашего обслуживания)
    Напитки, будь то кафе-бар, блюда в штучной упаковке или полный шведский стол
    Вывески и другие печатные материалы
    Персонал для управления вашей регистрационной таблицей и другими потребностями на месте
    Программа управления событиями, приложение для проведения мероприятий или другой инструмент логистики

Очевидно, здесь есть много вариантов. Если вы хотите, чтобы местный спикер присутствовал в группе из 30 человек в зале заседаний вашего местного YMCA, бюджет вашего мероприятия будет выглядеть совсем иначе, чем если бы вы планировали пригласить одного из главных представителей вашей отрасли представить тысячам на шикарный бальный зал отеля.

Но для оценки среднего уровня я обычно говорю, что для правильного проведения мероприятия стоит примерно 200-300 долларов на человека. Если вы наберете несколько быстрых цифр, это означает, что если вы планируете посещать 100 человек, ваши расходы составят около 30 000 долларов. Если вы наберете 200 человек, вы сейчас получите 60 000 долларов.

Если вы не берете плату за билеты, вы должны возместить эту стоимость где-то еще. Но как только вы начинаете взимать плату за билеты, доход, который вы получаете в других областях, становится чистой прибылью. Продолжая наш пример:

    Чтобы безубыточности, вам нужно будет взимать 300 долларов за билет.
    Если вы заплатили 500 долларов за билет, то теперь вы получаете 200 долларов за билет с прибылью в 20 000 долларов США на мероприятие с участием 100 человек и 40 000 долларов США на мероприятие с 200 людьми, что превышает доходы, полученные в других регионах.
    Если вы повысите стоимость своего билета до 1000 долларов за билет — ценовой показатель, который не редкость в мире маркетинга, — вы получаете чистые 700 долларов за билет, создавая прибыль от билетов в размере 70 000–140 000 долларов на 100–200 посетителей.

Лично я бы не рекомендовал устанавливать цены на билеты в зависимости от ожидаемой точки безубыточности, потому что мероприятия почти всегда стоят дороже, чем вы ожидаете. Всегда есть неожиданные расходы или плата в последнюю минуту, которые вы не ожидали, так что планируйте заранее. Кейтлин Колстон из Endless Events рекомендует выделить 15% вашего запланированного бюджета в качестве «фонда дождливого дня», чтобы убедиться, что эти неожиданные расходы не повлияют на вашу прибыльность.

Добавление спонсорской платы в смесь

Если вы не зарабатываете деньги на билетах на мероприятия, ваша прибыль может прийти в виде сборов, которые платят вам спонсоры мероприятия:

По сути, когда вы проводите мероприятие, вы создаете полную аудиторию. И хотя эта целая аудитория может состоять из ваших целевых клиентов, есть вероятность, что есть и другие бренды, которые также хотели бы опередить ваших участников. Вот где вступают спонсорские взносы.

Существует ряд различных факторов, которые необходимо учитывать при планировании добавления спонсоров на ваше мероприятие. Главным среди них является необходимость создания спонсорских пакетов, которые понравятся любым потенциальным спонсорам. Брюс Эрли, президент и исполнительный директор Creative Strategies Group, делит преимущества спонсорства мероприятия на три категории при расчете потенциальных сборов:

    Материальная стоимость — которую он определяет как «количественную оценку любой и всех измеримых выгод, которые вы предоставляете спонсору». Примерами этого типа выгоды могут быть номинальная стоимость 10 бесплатных билетов или рыночная ставка за предоставленное рекламное место. как часть спонсорского уровня.
    Нематериальная ценность — это «качественная ценность того, чтобы быть связанным с событием». Это сложнее измерить, но стоит помнить, что, если вы создаете великое событие, бренды выигрывают, будучи его частью.
    Рыночная стоимость — учитывает текущие ставки различных рынков и типов событий. Понятно, что спонсорские пакеты будут выглядеть по-другому, если вы проведете высококлассный семинар в Нью-Йорке, по сравнению с одночасовой лекцией в Айова-Сити.

Взятый вместе, Эрли объясняет: «Чтобы определить плату за спонсорство, я складываю стоимость в долларах всех материальных выгод, которые компания получит при данном уровне спонсорства, увеличиваю это на нематериальную ценность ассоциации с моим мероприятием, а затем учитывайте любое давление на местном рынке в сторону повышения или понижения при установлении платы ».

В некоторой степени вы можете прервать этот процесс, посмотрев на то, за какие подобные мероприятия платят спонсоры (и какие льготы они получают в обмен). Просто убедитесь, что вы сравниваете яблоки с яблоками. Даже если вы хотите превратить свое мероприятие в одну из самых значительных в отрасли, вы, вероятно, еще этого не сделали, поэтому, возможно, вы не сможете взимать плату за то, что они взимают.

Наконец, помните о своих расходах. Допустим, вы проводите мероприятие на 100 человек, билеты на который стоят 300 долларов. Зная, что вы собираетесь окупить расходы на мероприятия, вы рассчитываете на спонсорство для получения прибыли. Но если вы раздадите спонсорам 20 бесплатных билетов, это будет доходом в 6000 долларов, который вы не увидите. Теперь вы окупаете свои спонсорские доходы, чтобы покрыть свои расходы.

Узнайте больше: почему все маркетологи должны идти на сторонние конференции

Продажа ваших продуктов или услуг участникам мероприятия

Нил и я хотели бы порекомендовать, чтобы ваши продажи билетов или спонсорские сборы покрывали расходы на ваше мероприятие, чтобы другой стал вашей прибылью. Тем не менее, это не единственный способ заработать деньги на хостинге.

Думая о ваших посетителях как о пленной аудитории, выгода от продажи ваших продуктов и услуг им становится очевидной. На самом деле, если вы посмотрите на многие крупные маркетинговые конференции, вы увидите, что они проводятся производственными компаниями в космосе, включая MozCon Moz, Opticon Optimizely и входящую конференцию Hubspot.

Достаточно взглянуть на цифры на входящем 2018 году. Согласно веб-сайту мероприятия, более 24 000 человек посетили 2018 год компании в Бостоне, штат Массачусетс.

Средние цены на билеты на мероприятие варьируются от 199 долларов США для абонемента Community до 2199 долларов США за VIP-билет (без учета ранних рекламных акций). Хотя я понятия не имею, сколько продано билетов в каждом входящем уровне, давайте поиграем с числами, предполагая, что они продали одинаковое количество билетов каждого типа:

    8 000 участников X $ 199 Pass для сообщества = 1 592 000 $
    8 000 участников X 1 699 долл. США. Полный пропуск = 13 592 000 долл. США.
    8 000 участников X $ 2199 VIP Pass = $ 17 592 000

Это в общей сложности около 33 миллионов долларов — только за счет дохода от билетов.

Очевидно, что эти цифры могут быть намного выше или ниже, в зависимости от сроков продаж и типа билетов. И входящий, конечно, не дешевое мероприятие для проведения, так как требуется много места и ресурсов для того, чтобы 24 000+ посетителей были довольны в течение четырехдневного периода (мои 300 долларов на душу населения, вероятно, намного ниже того, что требуется для производства событие, даже если один этот простой расчет здесь получается 7,2 миллиона долларов).

Эти цифры должны подсказать вам, насколько прибыльными могут быть живые события. Но вопрос о том, является ли Inbound прибыльным из-за его платы за билеты, спонсорских пакетов или возможностей экспонента, на самом деле не имеет значения. Что наиболее важно для HubSpot, так это выступление во вторник после обеда, когда на сцену выходят основатели Брайан Холлиган и Дармеш Шах, рассказывающие о том, что нового появилось в HubSpot, а также весь трек сессий, посвященных обучению, ориентированному на HubSpot.

Любой участник, который не является пользователем HubSpot, собирается провести мероприятие, будучи заваленным преимуществами инструментов компании. Если даже часть посетителей станет клиентами — или порекомендует HubSpot другим, основываясь на том, что они узнали, — это станет огромным потенциальным источником дохода для компании.

Узнайте больше: почему вы должны установить повестку дня и сосредоточиться на создании команды на конференциях
Продажа вашего мероприятия

Последний потенциальный источник дохода, который заслуживает упоминания, — это продажа вашего мероприятия. И хотя трудно получить точные данные о том, сколько вы можете заработать таким образом, стоит отметить, что есть спрос. Достаточно взглянуть на Саммит по трафику и конверсиям, а также на Саммит Партнеров, которые были проданы Clarion Events за последние несколько лет.

Партнерский Саммит

У такой компании, как Clarion, есть много преимуществ. Основываясь на том, что я узнал о них, они ходят вокруг, покупая конференции, потому что знают, что участники очень увлечены. Тогда они смогут воспользоваться эффектом масштаба, чтобы проводить мероприятия с максимально возможной прибылью путем:

    Добавление большего количества событий (просто посмотрите, сколько Digital Marketer добавило за последнее время)
    Перекрестное продвижение спонсоров на разных мероприятиях с целью увеличения спонсорского дохода
    Блокировка местных гостиничных блоков по оптовым ценам и перепродажа их посетителям через такие сайты, как Expedia и Kayak

Будет ли Clarion или другой покупатель заинтересован в покупке вашего мероприятия? Может быть, а может и нет. Но если вы пытаетесь построить крупную конференцию, думайте о своем выходе так же, как и при выходе из стартапа. Если вы не можете представить, что проводите одно и то же мероприятие более 20 лет, возможно, вам подойдет приобретение.

Смешайте, чтобы максимизировать рентабельность инвестиций

Наконец, имейте в виду, что все это не должно быть «или-или». Например, на нашем живом мероприятии в июне мы с Нилом не взимаем цены на билеты, но планируем провести эксклюзивный VIP-ужин на 20 человек. чел. Плата за это может составлять до 2000 долларов США за место, поэтому мы сможем использовать доход, получаемый за ужин, для компенсации бесплатных билетов — даже без учета спонсорских взносов или возможности перепродать посетителям наших услуг.

Помните все эти различные варианты и проявите творческий подход! Смешайте свои стратегии получения дохода, чтобы сделать ваше мероприятие максимально прибыльным, в то же время создавая удивительный опыт для ваших участников.