Делопроизводство 101: руководство для предпринимателей в сфере электронной коммерции

Ведение налоговых записей и других важных деловых документов не только полезно для подачи налоговых деклараций: ведение записей является юридическим обязательством, налагаемым IRS. Но когда вы смотрите на стопки квитанций и других деловых записей, может быть трудно определить, какие записи вам нужно хранить, и какие записи вы можете отправить в шредер. В этом руководстве мы рассмотрим элементы, которые необходимо хранить и хранить, когда дело доходит до ведения делопроизводства в малом бизнесе. Мы также объясним, как долго вы должны их хранить, и эффективные методы подачи документов (чтобы спасти вас от переполненного шкафа для хранения документов).
Примечание. Правила, нормы и передовые методы ведения бухгалтерского учета и ведения записей различаются по всему миру, поэтому обязательно соблюдайте собственную должную осмотрительность и обратитесь за помощью к квалифицированным специалистам в своем регионе.
Налоговые отчеты и квитанции, которые нужно хранить

IRS обязывает каждого владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя хранить документацию, подтверждающую статьи дохода, вычетов или кредитов, появляющиеся в их налоговой декларации. Эта документация показывает, как вы доказали, что вы заработали то, что, как вы сказали, вы заработали, и приобрели то, что, как вы сказали, вы приобрели.

Налоговые записи и подтверждающая документация, которую вы должны держать, чтобы включать:

    поступления
    Выписка с банковского счета и кредитной карты
    банкноты
    Отмененные чеки
    Счета-фактуры
    Подтверждение платежей, например записи транзакций от PayPal
    Финансовые отчеты от Bench или вашего бухгалтера
    Предыдущие налоговые декларации
    Формы W2 и 1099
    Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее доход, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации

Имейте в виду, что этот список не является исчерпывающим. Типы записей, которые вы должны хранить для целей налогообложения, будут различаться в зависимости от характера вашего бизнеса.

Налог на доказательство ваших деловых операций лежит на вас, на налогоплательщике. Так как вы должны подкрепить каждый элемент вашей налоговой декларации сопроводительной документацией, наш совет прост: сохраните все.

Во время налоговой проверки ваша первая линия защиты — ваши налоговые записи. Лучше всего хранить все в цифровом виде, так что это легко под рукой в ​​случае проверки со стороны IRS. Это также поможет вам избежать потери квитанций, чтобы вы могли поддержать все возможные налоговые льготы, применимые к вашему бизнесу.

    Так как вы должны подкрепить каждый элемент вашей налоговой декларации сопроводительной документацией, наш совет прост: сохраните все.

Правило 75 долларов: квитанции, которые вы могли бы бросить (но не должны)

В общем, вы должны хранить документальные подтверждения — квитанции, отмененные чеки, счета — для отслеживания ваших расходов.

Мы собираемся придерживаться нашего совета «держать все» здесь и сказать, что вы должны привыкнуть регистрировать квитанции о всех ваших деловых расходах. Но это поможет вам понять исключения из правил ведения записей.

Вам не нужно хранить документальное подтверждение расходов, если применимо любое из следующего:

    Расходы составляют менее 75 долларов США (Примечание: это правило не распространяется на расходы на проживание.)
    Это транспортные расходы, а квитанция недоступна
    Во время командировки вы сообщаете о расходах, которые вы отчитываетесь перед работодателем в соответствии с подотчетным планом и за которые получаете суточные.

Помните, однако, что любые расходы — даже менее $ 75 — могут быть оспорены во время аудита IRS. Если у вас нет квитанции на какие-либо расходы менее 75 долларов США, IRS поддержит вычет только в том случае, если вы предоставите определенную информацию по запросу.

Вот информация о расходах, которую вы должны будете документировать и представлять во время аудита:

     Сумма расхода
     Дата совершения сделки
     Место совершения сделки
     Существенный характер или цель расходов

Для вычетов на питание и развлечения вам также необходимо указать, кто был связан с расходами — например, имя клиента, которого вы пригласили на обед. Запишите эти данные на обороте бумажных квитанций, в дневнике или календаре. Вы также можете использовать мобильное приложение, такое как Expensify, для ведения цифровых записей.

 

Когда вы можете уничтожить налоговые отчеты?
Трехлетний предел

Как правило, вам необходимо вести налоговый учет в течение трех лет, следующих за датой, когда были поданы расходы, или с даты оплаты налоговой декларации — в зависимости от того, что наступит позже. Даже если вы подаете налоговую декларацию раньше, она считается таковой, как если бы она была подана в установленный срок.
Пример трехлетнего лимита

Допустим, несколько лет назад вы были хорошо организованы и подали налоговую декларацию за 2013 финансовый год 10 апреля 2014 года. Однако крайний срок в этом году был 15 апреля 2014 года.

Это означает, что вам придется хранить налоговые записи, квитанции и другую подтверждающую документацию, связанную с вашей налоговой декларацией за 2013 год, до 15 апреля 2017 года — через три года после даты получения вашей декларации.

Вы можете поблагодарить период ограничения для этого правила. Период ограничений — это период, в течение которого налогоплательщик — это вы — можете изменить свою налоговую декларацию. Это также период, в течение которого IRS может провести аудит по вашему возвращению.

Когда срок действия налоговой декларации истекает, вам больше не требуется хранить копию налоговой декларации или любую из сопроводительных документов.

Тем не менее, это налоговое законодательство, которое мы обсуждаем — это означает, что есть исключения из каждого правила.
Исключения из трехлетнего правила

В некоторых случаях требуется, чтобы вы удерживали налоговую декларацию более трех лет после подачи заявления. Вот краткое изложение исключений из трехлетнего правила и основное объяснение того, как долго вы должны хранить записи в каждой категории:
Безнадежные долги и бесполезные ценные бумаги

Вы можете вычесть сумму безнадежного долга или бесполезных ценных бумаг из своей налоговой декларации. Но если вы это сделаете, вы должны вести учет этих долгов и ценных бумаг в течение семи лет.
Опущенный доход

Если вы не сообщили о доходах, о которых вы должны были сообщить, и они составляли более 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, ведите учет в течение шести лет после даты подачи заявки или крайнего срока подачи заявок — в зависимости от того, что наступит позже.
Записи сотрудников

Если у вас есть работники, вы должны вести учет трудоустройства как минимум через четыре года после даты, когда налоги на заработную плату должны были быть выплачены или — в зависимости от того, что наступит позже.
Мошеннический возврат или нет возврата

На тот случай, если вы планируете совершить налоговое мошенничество или пропустить подачу декларации: нет никаких ограничений по нарушению закона. IRS может прийти за вами навсегда.
Записи о недвижимости

Как правило, вы должны вести учет имущества в течение как минимум трех лет — периода времени, в течение которого вы можете пройти аудит, или в котором вы можете изменить свое возвращение.

Вам необходимо вести эти записи, чтобы можно было рассчитать любые амортизационные отчисления, амортизацию или вычеты из-за истощения, а также учесть прибыль или убыток, если вы в конечном итоге продадите имущество.

Вот пример: скажем, вы избавились от части имущества в течение 2015 налогового года. В налоговой декларации за 2015 год вы сообщаете о заработанных деньгах. Вы подаете документы точно в срок — 18 апреля 2016 г. Вам нужно будет вести записи, связанные с этим объектом недвижимости, в течение трех лет, до 18 апреля 2016 г.

Тип записей свойств, которые вы должны хранить, чтобы они включали документы, документы и основанные на стоимости записи — например, квитанции для компьютеров или транспортных средств.
Как хранить квитанции и налоговые записи.

Теперь вы знаете, как долго хранить налоговые записи, следующим шагом является разработка эффективного и безопасного метода их хранения.

Скорее всего, история ваших заказов и записи транзакций уже находятся в облаке. Но в случае печатных копий квитанций — например, из одной из ваших многочисленных поездок по почте в почтовое отделение — лучше, чтобы вы были полностью безбумажными.

IRS будет принимать цифровые копии документов, если они идентичны и содержат ту же точную информацию, что и оригинальные копии. Вы должны быть в состоянии подготовить разборчивую печатную копию документа по запросу.

Используйте облачные службы хранения, такие как Sync, Dropbox, Evernote или Google Drive, чтобы хранить копии своих бумажных документов в Интернете. Если у вас есть большое количество документов для загрузки, подумайте о покупке высокоскоростного сканера. Также целесообразно хранить резервную копию каждого документа в отдельном месте, например на зашифрованном твердотельном диске или в другом облачном хранилище.
Ведение записей для неналоговых целей

Ваши кредиторы, бизнес-юристы или страховые компании могут также хотеть видеть копии ваших налоговых отчетов, и им может потребоваться, чтобы вы держали их дольше, чем IRS. После того, как вы преодолели период ограничений в своих записях, еще раз проверьте, что они вам не понадобятся для других целей, прежде чем уничтожать их.

Если вы используете цифровое хранилище, вы можете просто архивировать записи, которые вам больше не нужны, вместо того, чтобы навсегда удалить их.
Примечание. Переведите ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии и бухгалтерского учета на новый уровень и ознакомьтесь с нашей аналогичной статьей: Бухгалтерия и бухгалтерский учет для малого бизнеса 101. Кроме того, ознакомьтесь с обзором TaxJar, чтобы узнать больше о TaxJar, сервисе, который помогает онлайн-компаниям подавать налог с продаж ,
Заключение

Может быть трудно соблюдать все правила, которым должен следовать малый бизнес. Хотя важно удостовериться, какие записи вам нужно хранить, и срок действия ограничений для каждого из них, помните: лучший подход к ведению документации для малого бизнеса — это придерживаться всего. Жизнь становится проще, когда вы не боретесь за пропущенные квитанции и записи в течение налогового сезона. И, пока вы сохраняете все, вы будете знать, что всегда имеете то, что вам нужно в случае аудита IRS.