Бухгалтерский учет и ведение малого бизнеса: руководство для предпринимателей в сфере электронной коммерции

Начинаете ли вы свой первый бизнес в сфере электронной коммерции, или если вы некоторое время продавали в Интернете, и вы только сейчас приступили к выяснению бухгалтерской стороны (не волнуйтесь, мы поняли!), Мы Мы здесь, чтобы помочь вам разобраться в бухгалтерском учете малого бизнеса для вашей электронной коммерции, чтобы вы могли пройти налоговый сезон как можно проще.

Мы собираемся многое рассказать в этом руководстве по бухгалтерскому учету для малого бизнеса. Не стесняйтесь перейти прямо к интересующему вас разделу или взять кофе и прочитать этот пост сверху донизу. Когда вы закончите, у вас будет четкое представление о том, что вам нужно сделать, чтобы налоговый работник был доволен и привел в порядок вашу электронную коммерцию.

Теперь давайте разберемся с некоторыми основами, чтобы вы были на вершине всего этого.
Оглавление
Примечание. Важно отметить, что бухгалтерский учет является сложным предметом, который имеет много переменных. Вы должны всегда проводить собственную экспертизу и консультироваться со своими собственными бухгалтерами и / или юристами, прежде чем принимать и реализовывать любые рекомендации онлайн.

Регистрация вашего бизнеса

Разрешения на ведение бухгалтерского учета для малого бизнеса

Когда дело доходит до регистрации вашего бизнеса, у вас будет выбор — в основном, какой тип бизнеса вы собираетесь зарегистрировать. Давайте посмотрим на варианты:
Единоличное владение

Это популярный выбор среди новых владельцев бизнеса, потому что он относительно прост и доступен в настройке. Первый шаг — убедиться, что у вас есть соответствующие лицензии и разрешения для вашего штата. Это будет во многом зависеть от вашего региона и отрасли. Это руководство Ассоциации малого бизнеса поможет вам понять, что вам нужно сделать для вашего региона.

Как следует из названия, вы являетесь единственным владельцем этой бизнес-структуры. Это означает, что вам не нужно консультироваться с советом директоров, партнерами или акционерами, которые многие владельцы считают свободными. Недостатком этой структуры является то, что между вами и бизнесом нет никакого разделения; ты один и тот же в глазах IRS. Это означает, что вы можете нести личную ответственность за любые деловые долги (т. Е. IRS может захватить ваши банковские счета, пенсионные фонды или ваш дом для покрытия долгов). Это то, что вы хотите серьезно рассмотреть при создании своего бизнеса.
ООО (Общество с ограниченной ответственностью)

Компания с ограниченной ответственностью или ООО, может быть отличным выбором, поскольку она обеспечивает защиту личной ответственности для владельцев. Это означает, что ваши личные активы будут защищены законом в случае судебного иска против вашего бизнеса или долга. Это большое преимущество перед Sole Proprietorship, о котором мы говорили выше.

ООО также имеют уникальную возможность подавать налоги в качестве индивидуального предпринимателя, корпорации или партнерства. Вы можете управлять ООО с одним лицом и облагаться налогом в качестве индивидуального предпринимателя, или вы можете подать налоговые декларации в качестве корпорации. Точно так же, если у вашего бизнеса несколько владельцев, вы можете подать заявку в качестве товарищества или корпорации — в зависимости от того, что лучше для вас.

Недостатком LLC является то, что они могут иметь короткую продолжительность жизни. Если один участник покидает компанию, другим владельцам обычно приходится распускаться, потому что передать членство сложно. Одним из способов избежать этой проблемы является включение плана выхода в операционное соглашение.

Чтобы создать LLC, вам нужно будет выбрать название компании, зарегистрировать организационные документы, составить проект операционного соглашения и приобрести лицензии и разрешения. Узнайте больше об этом процессе здесь.
корпорация

Корпорация является отдельной организацией и с налоговой точки зрения считается отдельным налогоплательщиком. Эта структура имеет дополнительную правовую защиту и выгодные ставки корпоративного налога. Корпорации также могут привлекать капитал для бизнеса, продавая акции инвесторам. Поскольку корпорации существуют как отдельные юридические лица, они могут рассчитывать на длительную продолжительность жизни, поскольку они не распадаются автоматически, если владелец уходит.

Недостатки корпорации включают стоимость и сложность. В зависимости от того, как компания создана, она может стоить тысячи долларов, чтобы начать корпорацию, в дополнение к постоянным гонорарам, необходимым для поддержания корпорации. Существует также высокий уровень регулирования на федеральном, штатном, а иногда и на местном уровнях, что означает, что предстоит сделать много документов. Двойное налогообложение может быть еще одним недостатком; прибыль облагается налогом на корпоративном уровне, а затем снова как доход акционеров.

Вот как начать работу с корпоративной структурой бизнеса:

    Выберите название компании, которое доступно и которое соответствует корпоративным правилам именования, установленным вашим штатом.
    Назначать директоров корпорации.
    Зарегистрируйте свою корпорацию, подав учредительные документы. Вам нужно будет оплатить регистрационный сбор за оформление документов — плата варьируется от 100 до 800 долларов США в зависимости от штата, в который вы входите.
    Выпуск акций первоначальным акционерам корпорации.
    Получите необходимые лицензии и разрешения для вашего бизнеса.

S Corporation

Это тип корпорации, которая начинается как стандартная корпорация C, но затем делает налоговые выборы, чтобы передать свои корпоративные доходы, убытки, отчисления и кредиты своим акционерам. Затем акционеры должны сообщать о прибылях и убытках в своих личных налоговых декларациях, а налог на прибыль оценивается по индивидуальным налоговым ставкам. Это позволяет Корпусу избежать двойного налогообложения, которому будет подвергаться стандартная корпорация.

Имейте в виду, что S Corporation не имеет права иметь более 100 акционеров. Так что, если вы планируете значительно расширить базу своих акционеров или намерены стать публичными, структура S Corp не станет вашим лучшим вариантом (у публично торгуемых компаний часто есть тысячи или миллионы акционеров).

Чтобы создать S Corporation, вы должны сначала быть структурированы как C Corporation. Все акционеры должны подписать и подать форму 2553, чтобы выбрать статус S Corp. После внесения этого изменения вам необходимо получить соответствующие лицензии и разрешения на ведение бизнеса, которые различаются в зависимости от штата.

Партнерство

Эта структура позволяет двум или более людям совместно владеть бизнесом, и каждый партнер должен вкладывать деньги, имущество, рабочую силу или навыки в бизнес. Эта структура проста и недорога в формировании, и многим людям нравится делиться обязательствами и ответственностью с кем-то еще. Недостатки вращаются вокруг поддержания рабочих отношений и разделения труда и ответственности. Как и следовало ожидать, вероятность разногласий высока, поскольку вам необходимо сотрудничать в принятии важных решений; как и в любых отношениях, обучение компромиссу на раннем этапе является ключевым.

Чтобы начать сотрудничество, вам необходимо зарегистрироваться в штате. Обычно это делается через канцелярию государственного секретаря. Затем вам необходимо получить соответствующие лицензии и разрешения, которые различаются в зависимости от отрасли и местоположения. Используйте этот инструмент лицензирования и разрешений, чтобы разобраться, что нужно подать.

Наконец, это мудрый шаг к созданию соглашения о партнерстве в самом начале вашего бизнеса. Это дает вам возможность обсудить потенциальные проблемы и получить ваши решения относительно прибыли, разрешения споров, как сменить владельца и как распустить партнерство на бумаге.
Разделение ваших личных и деловых финансов

Хранение ваших расходов отдельно имеет много преимуществ. Если вы управляете корпорацией или ООО, отделение ваших финансов помогает защитить ваши личные активы от любых деловых долгов. И для всех, это позволяет вам быстро увидеть, когда и откуда ваш бизнес получает деньги и куда ваш бизнес отправляет деньги, и все это с одного взгляда на выписку из вашего банковского счета. Кроме того, вы сэкономите много времени и налогов, потому что вам не придется тщательно проверять свои личные банковские выписки, чтобы указать, какие транзакции были совершены в деловых целях.
Открытие счета в Бизнес Банке

Если вы не являетесь индивидуальным предпринимателем, вы по закону обязаны открыть коммерческий банковский счет и разделить свои личные и деловые финансы.

И даже если вы действуете в качестве индивидуального предпринимателя, мы настоятельно рекомендуем вам открыть счет в коммерческом банке и разделить ваши деловые расходы.
Создавайте красивые макеты продукта, мгновенно и легко.

Реклама

Когда вы выбираете банк, учитывайте такие вещи, как:

    Тип учетных записей, которые вам понадобятся
    Расположение банкоматов и филиалов
    Сборы, которые вы будете платить

Вот типы аккаунтов, которые вам, скорее всего, понадобятся:

    Бизнес Проверка счетов: они часто используются для получения дохода и оплаты расходов. Обратите внимание, что у бизнес-чековых счетов структура платежей отличается от вашей личной учетной записи. Они также могут устанавливать ограничения на количество бесплатных ежемесячных выплат и депозитов наличными, которые вы можете сделать. Они также часто обеспечивают более низкие процентные ставки
    Сберегательные счета. Рекомендуется использовать сберегательный счет для хранения (удержания) процента от вашего дохода для покрытия налоговых платежей для индивидуального предпринимателя (Социальное обеспечение и Medicare) и любых непредвиденных чрезвычайных расходов.
    Кредитные карты. Погасите их полностью каждый месяц, чтобы получить кредит вашего бизнеса.

Отслеживание расходов и разработка системы учета

Несмотря на то, что все ваши квитанции легко положить в обувную коробку и забыть о них, правильное отслеживание ваших расходов также позволяет вам видеть, куда вы тратите деньги, и помогает вам требовать всех вычитаемых расходов, доступных вашему бизнесу (что может снизить ваш налоговый счет).
Преимущества отслеживания ваших расходов

Ведение записей не только полезно для регистрации ваших налогов и контроля ваших финансов — это законное требование, установленное IRS. Кроме того, наличие системы для отслеживания ваших расходов и ведения хорошо организованных деловых записей значительно облегчит вашу жизнь в долгосрочной перспективе.

Как долго вы должны вести налоговый учет?

Как правило, необходимо вести налоговый учет в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты оплаты налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позднее). Если вы подали заявление о возврате досрочно, оно считается поданным в установленный срок.

Обратите внимание, что есть некоторые исключения из этого правила.


Как хранить налоговые записи

Заполнение ваших записей в пыльной обувной коробке только приведет к головным болям, и дополнительная работа прибудет налоговое время. Когда дело доходит до хранения ваших чеков и записей, вы можете пойти по старинке и хранить свои записи в шкафу. Но вы современный предприниматель в области электронной коммерции, поэтому воспользуйтесь нашим советом, перейдите на безбумажный счет и храните документы в электронном виде.

Несмотря на то, что IRS принимает цифровые копии документов, вы должны иметь возможность производить печатную, разборчивую копию документа, если они об этом попросят. Храните копии своих квитанций и налоговых записей онлайн в безопасной облачной системе хранения, такой как Sync, Dropbox, Google Drive или Evernote. Или используйте такой сервис, как Shoeboxed.

Вот отличное решение: настройте эксклюзивный адрес электронной почты для учета ([email protected]), а затем настройте правило почтового ящика для автоматической пересылки писем на ваш адрес электронной почты в Shoeboxed. Затем, каждый раз, когда вы получаете счет или квитанцию, отправляйте его на свой адрес электронной почты, и он будет переведен в цифровую форму в их системе.

Мы также рекомендуем хранить резервную копию документов во втором месте, например на жестком диске, защищенном паролем, или во вторичной облачной системе хранения.
Какие расходы вы должны отслеживать?

Прежде всего, вам необходимо отслеживать (и хранить доказательства) все вычитаемые расходы, которые вы намереваетесь запросить в своей налоговой декларации.

В целом IRS позволяет вычитать расходы, которые являются обычными и необходимыми для вашей отрасли. Если вы хотите перепроверить, что вы требуете каждого вычета, доступного для вашего бизнеса, вот обширный список налоговых вычетов для малого бизнеса.

Вам также необходимо отслеживать:

    поступления
    Выписка с банковского счета и кредитной карты
    банкноты
    Отмененные чеки
    Счета-фактуры
    Подтверждение платежей
    Финансовые отчеты от Bench или вашего бухгалтера
    Предыдущие налоговые декларации
    Формы W2 и 1099
    Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее доход, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации

Важно отметить, что это не полный список, поскольку характер вашего бизнеса будет влиять на тип записей, которые вы должны вести для целей федерального налогообложения.
Выбор бухгалтерского решения

Программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса
Зачем вам нужна бухгалтерия

Если вы новичок в бизнес-индустрии, вы, вероятно, подумаете: «С какой стати я должен заниматься бухгалтерским учетом?» И кто может вас винить? За бухгалтерию часто ставят задачу, которую ненавидит большинство владельцев малого бизнеса.

К сожалению, IRS требует, чтобы вы вели финансовые записи. Бухгалтерия — акт последовательной регистрации ежедневных транзакций вашего бизнеса и составления их в финансовые отчеты — была ответом на это требование.

Многие опытные предприниматели не совсем понимают, чем бухгалтерия отличается от бухгалтерии, поэтому прежде чем мы углубимся в варианты, которые у вас есть для подготовки ваших книг, давайте сначала разберемся с этим.

Бухгалтерия — это процесс последовательной регистрации ежедневных транзакций. Делопроизводство и подготовка подпадают под бухгалтерию. С другой стороны, более широкие вещи, такие как проектирование системы и анализ / проверка информации, связаны с бухгалтерским учетом. Процессы, составляющие бухгалтерию, являются ключевыми, потому что они обеспечивают бесперебойную работу вашего бизнеса и готовят ваш бизнес к работе над стратегией более высокого уровня, которая происходит в сфере бухгалтерского учета.

Преимущества бухгалтерии

Наоборот, поскольку IRS быстро указывает, есть большой список преимуществ для того, чтобы держать ваши книги в актуальном состоянии. В частности, бухгалтерия может помочь вам:

    Следите за развитием вашего бизнеса
    Подготовьте свои финансовые отчеты
    Определите источники вашего дохода
    Следите за своими вычитаемыми расходами
    Следите за своей базой в собственности
    Подготовьте свои налоговые декларации
    Элементы поддержки, указанные в ваших налоговых декларациях

Без бухгалтерской отчетности и финансовой отчетности, готовой к уплате налогов, вы бы не могли понять финансовое состояние вашего бизнеса, принять важные стратегические финансовые решения, и работа с вашим бухгалтером была бы чрезвычайно трудной.
Как закончить бухгалтерию

У вас есть несколько вариантов, когда дело доходит до ведения бухгалтерского учета. Ваши варианты в основном включают сделай сам, найма кого-то в доме, или аутсорсинг компании, такой как Bench.
DIY Бухгалтерия

Если вы новичок и ваш бизнес относительно невелик, лучше всего сэкономить на расходах и начать самостоятельно вести бухгалтерский учет. Ваше бремя бухгалтерии не будет слишком большим, чтобы справиться с ним, поэтому попробуйте сделать самостоятельное программное обеспечение, такое как Wave. Это сделано для малого бизнеса, и это бесплатно для использования. Если вы чувствуете себя честолюбивым, проверьте бесплатные онлайн-курсы бухгалтерского учета, такие как этот, от Accounting Coach. В конце концов, если вы собираетесь делать свои книги сейчас, вам нужно убедиться, что вы делаете их правильно.
Outsource

По мере роста вашего бизнеса в области электронной коммерции вы обнаружите, что ваш администратор бухгалтерии будет расти, и это отнимет у вас другие важные задачи. Вот тут-то и начинается аутсорсинг. С помощью онлайн-бухгалтерии, такой как Bench, вы можете передать свою бухгалтерию профессиональному бухгалтеру, но вы не столкнетесь с трудностями или административными хлопотами, связанными с наймом сотрудника для ухода за книгами. для тебя. Каждый месяц ваши финансовые отчеты будут отправляться вам, и вы можете в любое время связаться с вашим бухгалтером онлайн или по телефону.
Нанять бухгалтера

Крупные предприятия с огромной нагрузкой бухгалтерии часто нанимают бухгалтера для работы на дому. Это может быть дорогостоящим вариантом, поэтому на самом деле это не должно быть то, что вам нужно учитывать, когда вы только начинаете.

    Все, что связано с делопроизводством или подготовкой, является бухгалтерским учетом. Все более широкое, например, финансовое прогнозирование, отчетность и анализ, — это бухгалтерский учет.

Как и когда работать с CPA

Как мы уже говорили выше, бухгалтерский учет — это более широкая, высокоуровневая деятельность по обработке и передаче финансовой информации. Наем бухгалтера — хорошая идея, даже если у вас есть система бухгалтерского учета.
Что хороший CPA может сделать для вас

Бухгалтер примет финансовую отчетность, составленную вашим бухгалтером, и сделает значимые наблюдения о состоянии вашего бизнеса. Этот взгляд высокого уровня даст вам лучшее представление о том, как работает ваш бизнес, и о любых корректировках курса, которые вы можете внести, чтобы улучшить положение.

CPA часто поможет вам с этими задачами:

    Подача налогов
    Консультирование по налоговым и финансовым вопросам (включая способы снижения налоговой накладной)


    Аудиторская поддержка

Чтобы найти бухгалтера, лучше всего пойти по рефералу. Проверьте с вашим адвокатом, банком или друзьями в вашей отрасли. Общество сертифицированных общественных бухгалтеров в вашем штате также может помочь вам (сообщите им, что вы ищете CPA с опытом работы в сфере электронной коммерции).
Вопросы, чтобы спросить CPA, чтобы уменьшить ваш налоговый счет

Одна из вещей, с которой может помочь ваша CPA, — это уменьшение вашего налогового счета. Вот несколько вопросов, которые нужно задать при следующей встрече с вашим CPA:

    Какие коммерческие расходы я могу вычесть, а какие частично вычесть?
    Были ли какие-либо изменения в налоговых правилах, которые повлияют на мой бизнес?
    Влияет ли юридическая структура моего бизнеса на меня в целях налогообложения?
    Могу ли я вычесть расходы на медицинское страхование?
    Могу ли я вычесть взносы в пенсионный план?
    Как мне обращаться с налоговыми формами для моих сотрудников и независимых подрядчиков?
    Какие документы мне нужно хранить в течение года?
    Что я могу сделать сейчас, чтобы сэкономить на налогах в следующем году?

Хороший CPA, вероятно, в любом случае будет иметь дело со всеми этими темами, но хорошо присутствовать на каждом собрании, подготовленном с перечнем вещей, которые вы хотели бы обсудить.
Как работать с сотрудниками и подрядчиками

Если вы нанимаете кого-то для помощи в вашем бизнесе, очень важно, чтобы вы понимали, как классифицировать ваших работников: являются ли они работниками или подрядчиками?

Наиболее важной причиной для классификации работников является определение того, какие налоги и в какое время выплачиваются. Если вы ошиблись, вы можете быть на крючке для штрафов и налогов.
Как классифицировать ваших работников

Итак, как вы понимаете это правильно? Двумя наиболее распространенными классификациями являются работник и независимый подрядчик.

Сотрудник — это тот, над кем у вас есть разумный и поведенческий контроль. Поэтому, если вы обучаете работника, устанавливаете конкретные часы и решаете, как работа будет завершена, этот человек будет вашим сотрудником.

Однако, если работник устанавливает свои собственные часы и решает, как и когда он завершит свою работу, он, скорее всего, станет независимым подрядчиком.
Как заполнять формы для сотрудников и независимых подрядчиков

Вам нужно будет подавать различные налоговые формы в зависимости от того, наняли ли вы сотрудника или независимого подрядчика.

Если вы платите независимому подрядчику более 600 долларов США в течение налогового года, вам необходимо оформить форму W9 и заполнить форму 1099. Форма 1099 — это налоговая форма, которую IRS использует для отслеживания разных доходов. Вы будете использовать его для отслеживания и составления отчетов о платежах, выполненных независимым подрядчикам. Например, если вы нанимаете дизайнера для создания логотипа и маркетингового обеспечения для своего магазина и платите им более 600 долларов в год, вам нужно будет выдать им 1099 долларов. Чтобы получить информацию, необходимую для заполнения 1099, попросите каждого из ваших подрядчиков заполнить W9 и сохранить его в своем архиве. Передайте раздел «Копия B» своим подрядчикам и отправьте «Копию A» в IRS. Такие сервисы, как Gusto, отправят 1099 от вашего имени, что является хорошим способом сэкономить время.

Сотрудникам необходимо подать форму W-2, а также удерживать и уплачивать налоги и льготы.
Сбор налога с продаж

Nexus учета малого бизнеса

Когда вы сами управляете бизнесом, большинство правительств ожидают, что вы будете платить налог с вашей прибыли. Это означает, что в налоговый сезон вам нужно будет сложить всю свою прибыль (это легко сделать на платформах электронной торговли, таких как Shopify или BigCommerce) и вычесть свои расходы на создание, запуск и продвижение своего бизнеса. Вы будете сообщать правительству, сколько вы заработали (в вашей личной налоговой форме, если вы решите не регистрировать свой бизнес как отдельную компанию / корпорацию, или если вы зарегистрируете отдельное юридическое лицо, о дополнительной регистрации для этого бизнеса).

Как интернет-продавец, вы, возможно, слышали такие слова, как «связь» или «соблюдение налога с продаж». Если вы серьезно относитесь к успеху в электронной коммерции, вам необходимо четко понимать, что означают эти термины, и как правильно соблюдать сложный мир налога с продаж.
Понимание налоговой связи

Чтобы иметь налоговую связь в государстве, ваш бизнес должен иметь какую-то связь с государством. Большинство штатов считают «физическое присутствие» для создания взаимосвязи. Это может включать в себя наличие офиса, сотрудника, склада, филиала, хранения инвентаря, прямой доставки от третьего лица или временного присутствия на выставке.

Почти во всех случаях ваш бизнес будет иметь связь с вашим домашним государством. Тем не менее, вы можете иметь связь в нескольких штатах.

Используйте это руководство, чтобы определить, где у вашего бизнеса есть связь.

Вам нужно будет собирать и оплачивать налог с продаж в каждом штате, где у вас есть связь, если вам не повезло иметь связь в одном из пяти штатов, где нет налога с продаж.

Как только вы узнаете, где находится ваша компания, обратитесь к государственной карте налога с продаж TaxJar — в ней перечислены требования к сбору налога с продаж каждого штата.

Множество платформ онлайн-продаж, таких как Shopify и BigCommerce, помогут вам рассчитать и собрать налог с продаж, но имейте в виду, что вы все равно обязаны убедиться, что взимаете правильную сумму.


Перевод налога с продаж

Вам нужно будет перевести (т.е. подать и оплатить) налог с продаж для всех штатов, в которых вы собираете налог. Каждое государство немного различается с точки зрения его требований, но большинство позволяет вам подавать и оплачивать онлайн (некоторые на самом деле требуют этого). Использование таких услуг, как TaxJar, — это один из способов облегчить бремя налогов с продаж, поскольку они будут подытоживать ваши налоги с продаж, собранные по регионам. И большой бонус? Функция AutoFile автоматически подаст вам налоговые декларации. Узнайте больше о функциях и услугах TaxJar в нашем обзоре TaxJar.
Заключение

Мир бухгалтерского учета для малого бизнеса может быть ошеломляющим, но как только вы поймете, что от вас требуется, и создадите хорошую систему, это станет намного проще. Информация в этой статье поможет вам пройти через весь процесс, но дайте нам знать, если вы столкнетесь с чем-то непонятным, когда разберетесь со всем этим — мы будем рады помочь!